Dokumentation i en digital tid

– ESDH, arkiver og god forvaltningsskik

På godt og ondt er der sket et hastigt skift fra traditionelle embedsmandsdyder til uhåndgribelige digitale kompetencer. Artiklerne i denne antologi tager dette problem op og folder konsekvenserne ud.
Forfatterne diskutere, hvordan den digitaliserede forvaltning forventes at journalisere, dokumentere og arkivere – og hvordan det foregår i virkeligheden.
Betyder skiftet, at vi er på vej mod et historieløst samfund, der kun ser de nyeste data? Hjælper ESDH til øget videndeling – eller er ESDH blot en ekstra arbejdsopgave, som det er svært at se nytten af? Er borgerne dårligere stillet over for det offentlige i en digital virkelighed? Kan lovgivningens krav opfyldes med nye it-systemer? Hvordan sikrer arkiverne, at vores samtid bevares – når alt er digitalt?

Dokumentation i en digital tid. ESDH, arkiver og god forvaltningsskik er udgivet i anledning af Arkivforeningens 100 års jubilæum i 2017.
Foreningen har nu valgt at gøre artiklerne tilgængelige her på vores hjemmeside, men ønsker du at erhverve et fysisk eksemplar kan det ske ved henvendelse til foreningen via bestilling@arkivforeningen.dk 
Dokumentation i en digital tid – ESDH, arkiver og god forvaltningsskik, redigeret af Elisabeth Bloch, Peter Damgaard, Else Hansen og Lise Qwist Nielsen. 120 sider. 2017. ISBN 978-87-990238-4-4
Gratis for medlemmer – dog betales porto ved forsendelse.
Ikke-medlemmer betaler 200 kr. inkl. porto.

Indhold:

Peter Damgaard, formand for Arkivforeningen
Dokumentation i en digital tid 
“Den offentlige forvaltning er blevet digital. Hvad betyder det for informationshåndteringen hos nutidens arkivskabere – og dermed på længere sigt for arkivernes mulighed for at dokumentere vores samtid? Det er det overordnede spørgsmål, som diskuteres i denne bog, …”
Læs resten af artiklen i denne pdf-fil ->

Asbjørn Hellum
Arkiverne i samfundet
“Det danske arkivlandskab 2017 er omfattende og heterogent. Det består af mere end 600 arkivinstitutioner.”
Læs resten af artiklen i denne pdf-fil ->

Kvalitetssikring i et myndighedsperspektiv 

Malene Seifon og Tine Marcher
Digitalisering og decentralisering: hvad gik galt med datakvaliteten?  
“Decentraliseringen af journaliseringen i offentlige myndigheder har betydet en forringet datakvalitet for myndighederne og for Rigsarkivet – hvilket har betydet, at myndighederne ikke har kunnet høste alle de gevinster, som forventeligt skulle høstes af digitaliseringen af journaliseringen og forvaltningsarkivet.
Alligevel mener vi, at decentraliseringen af journaliseringen er det rigtige at gøre.”
Læs resten af artiklen i denne pdf-fil ->

Henriette Spang Sørensen og Jørgen Dieckmann Rasmussen
Fra postliste til åben adgang til emnesager – erfaringer fra Esbjerg Kommune 
“I Esbjerg Kommune er man ved at forberede sig til den nye virkelighed, hvor emnesager, der uden videre kan gives aktindsigt i, løbende publiceres, så borgere, virksomheder, medier m.fl. selv kan betjene sig. Ved at forholde sig proaktivt med publicering vurderes det, at mange henvendelser om aktindsigt kan undgås.
Forudsætningen for at kunne publicere emnesager er imidlertid veltrimmede ESDH-systemer og data.”
Læs resten af artiklen i denne pdf-fil ->

Arkivernes rolle – udfordringer og muligheder 

Jette Holmstrøm Kjellberg og Mette Hall-Andersen
Kvalitetssikring – i hvilken grad bør arkiverne styre myndighedernes digitale sagsdannelse? 
“I denne artikel sætter vi fokus på Rigsarkivets bestemmelser om, at statslige myndigheder løbende skal gennemføre kvalitetskontrol i deres ESDH-systemer.”
Læs resten af artiklen i denne pdf-fil ->

Christian Frederiksen
Fra ”dead man walking” til ”alive and kicking”: narrativ ledelsesstrategi for kommunearkiver i den digitaliserede forvaltning 
“Guldborgsund Kommune oprettede for få år siden sit eget §7-arkiv/stadsarkiv. Baggrunden for at oprette et stadsarkiv var et ønske om at professionalisere håndteringen af kommunens arkivalier, ikke mindst den eksplosivt voksende mængde digitale data i kommunen, som kræver nye tilgange, kompetencer og viden om digital arkivering.
Alligevel undrede jeg mig som ny stadsarkivar næsten dagligt over den opfattelse, som mange – formodentlig de fleste – i organisationen havde af arkivering og arkiver.”Hvad har kommunearkivet egentligt med vores hverdag og arbejde at gøre?”…”
Læs resten af artiklen i denne pdf-fil ->

Rasmus Grunwald Falk og Simon Stidsing Hansen
Digitale arkivalier: fra sorte bokse til big data 
“I denne artikel vil vi kaste lys over noget af det, vi mener, at vi som digitalarkivarer kan bidrage med til arkivfaget, og til hvordan de digitale arkivalier kan anvendes. Vores rettesnor er i disse år, at de arkivalier, vi indsamler og bevarer, skal kunne anvendes af os selv og ikke mindst af vores brugere. Anvendelse kræver flere ting, blandt andet at det, vi bevarer, er det, der efterspørges nu og i fremtiden, og det, der dokumenterer en given praksis hos en offentlig eller privat arkivskaber. Dertil handler anvendelse ikke mindst om, at vi har de rigtige værktøjer til at håndtere arkivalierne, både i forbindelse med indsamling og i en konkret brugssituation. Altså: Bevarer vi det rigtige og kan det anvendes rigtigt?”
Læs resten af artiklen i denne pdf-fil ->

Retssikkerhed og persondatabeskyttelse 

Johan Busse
Digitaliseringens betydning for retssikkerheden nu og fremadrettet 
“Et samfunds niveau af retssikkerhed afhænger ikke alene af dets politiske system og den vedtagne reguleringmv. – dvs. samfundets governanceniveau i bredere forstand. Også myndighedernes ressourcer og arbejdsform spiller en væsentlig rolle. I de senere år er digitaliseringen af den offentlige sektor og af komunikationen mellem borger og myndighed accelereret, og det har påvirket og vil fortsat påvirke ikke alene kvaliteten af den offentlige service og dialogen mellem borger og myndighed, men også borgernes retssikkerhed.”
Læs resten af artiklen i denne pdf-fil ->

Birgit Kleis
Persondatalov, arkivlov og databeskyttelsesforordning: Persondatabeskyttelse før og efter den 25. maj 2018 
“Reglerne om beskyttelse af personoplysninger til gennemførelse af databeskyttelsesdirektivet fra 1995 er først og fremmest fastsat i persondataloven, men også indeholdt i anden lovgivning, herunder arkivlovgivningen.
Fordelen ved at fastsætte regler om persondatabeskyttelse i særlovgivning er, at man i forbindelse med lovgivningsprocessen kan sikre sig, at afvejningen af hensynet til privatlivets fred over for de hensyn, som den specifikke lovgivning skal varetage, bliver direkte afspejlet i reglerne.”
Læs resten af artiklen i denne pdf-fil ->

Perspektivering

Redaktionen
God dokumentation – hvad skal vi med den, og hvem har ansvaret? 
“Offentlige arkiver spiller en vigtig rolle i et demokratisk samfund. Her skal magthaverne – regering og myndigheder – dokumentere deres beslutninger, baggrunden for dem og konsekvenserne for borgerne i samfundet. Åbne arkiver skal give borgerne mulighed for at se magthaverne i kortene og derigennem skabe forklaringer på udviklingen af samfundsmæssige fænomener gennem undersøgelser af fortiden.”
Læs resten af artiklen i denne pdf-fil ->

 

Præsentation af forfatterne kan læses her (pdf-fil) ->

Forslag til videre læsning (litteraturliste) – kan læses her (pdf-fil) ->