Vedtægter
§ 1. Foreningens formål er at afholde foredrag og diskussionsmøder samt udøve anden virksomhed af arkivfaglig karakter, der ikke hører under de faglige organisationer.
§ 2. Enhver med interesse for arkivfaglige spørgsmål kan med bestyrelsens samtykke optages som medlem af foreningen. – Institutioner kan ligeledes optages som medlemmer, dog uden stemmeret.
§ 3. Bestyrelsen indkalder til møder med skriftlig meddelelse til hvert medlem af foreningen.
§ 4. Bestyrelsen består af mindst 5 medlemmer og to suppleanter.
§ 5. Bestyrelsen udpeger selv formand, sekretær og kasserer. I tilfælde af stemmelighed ved afstemninger i bestyrelsen er formandens stemme udslagsgivende.
§ 6. Ordinær generalforsamling afholdes hvert år i april kvartal og indkaldes med mindst to ugers varsel med angivelsen af dagsorden. Begæring om tilføjelser til dagsordenen skal være bestyrelsen i hænde senest en uge inden generalforsamlingen. Bestyrelsen bekendtgør herefter i givet fald den endelige dagsorden.
§ 7. Ekstraordinær generalforsamling kan indkaldes af bestyrelsen på samme måde som ordinær generalforsamling. Endvidere skal bestyrelsen indkalde til ekstraordinær generalforsamling, hvis mindst ti (10) % af foreningens medlemmer skriftligt fremsætter ønske om det over for bestyrelsen.
§ 8. På generalforsamlingen aflægger formanden beretning, og kassereren fremlægger det reviderede regnskab til godkendelse. Generalforsamlingen ledes af en dirigent, valgt af forsamlingen. Afstemninger på generalforsamlinger afgøres ved almindeligt stemmeflertal. Såfremt blot et medlem kræver det, skal der foranstaltes skriftlig afstemning.
§ 9. Den ordinære generalforsamling træffer beslutning om antallet af bestyrelsesmedlemmer (dog mindst fem medlemmer) og foretager valg af bestyrelse og suppleanter til bestyrelsen. Anmeldelse af kandidater kan ske skriftligt til bestyrelsen inden mødet eller på selve mødet.
§ 10. Hvis der opstiller flere kandidater end det antal, som generalforsamlingen beslutter, at bestyrelsen skal bestå af, udpeger generalforsamlingen en valgkomité på tre medlemmer. Denne foranstalter skriftlig afstemning blandt samtlige foreningens medlemmer, således at hvert medlem har to stemmer, der kan afgives enten på én kandidat eller på to. Det antal kandidater svarende til det besluttede antal medlemmer af bestyrelsen, som opnår flest stemmer, er valgt. Valgkomiteen bekendtgør resultatet af afstemningen senest en måned efter generalforsamlingen.
§ 11. Den ordinære generalforsamling foretager valg af en revisor og en revisorsuppleant.
§ 12. Regnskabsåret går fra 1. april til 31. marts.
§ 13. Medlemskontingentet fastsættes af generalforsamlingen.
§ 14. Forslag om ændring af foreningens vedtægter behandles på en generalforsamling med dette på dagsordenen. Til vedtagelse kræves tilslutning fra et flertal af de afgivne stemmer og mindst 40 (fyrre) % af samtlige stemmeberettigede. Hvis dette ikke opnås på generalforsamlingen, skal forslagene udsendes til skriftlig afstemning blandt samtlige foreningens medlemmer. Generalforsamlingen udpeger en valgkomité på tre medlemmer, der foranstalter denne afstemning.
§ 15. Forslag om foreningens opløsning behandles på samme måde som nævnt i § 14.
Disse vedtægter er trådt i kraft pr. 1. september 1994 og ændret ved skriftlig afstemning blandt samtlige medlemmer i maj 2004.